Uma operação crítica para o negócio rodava em uma solução externa cara, com registros espalhados entre planilhas, WhatsApp e memória humana. Construí um produto interno que substituiu a solução terceirizada e transformou essa vulnerabilidade em rastreabilidade, usando IA de ponta a ponta pela primeira vez. Conduzi o projeto como Product Designer ao lado da minha Product Leader, em uma squad com PO, stakeholders e time de relacionamento com cliente.

📢 O problema em jogo

A operação de manutenção da MRV crescia mais rápido do que a estrutura conseguia acompanhar. A solução externa em uso tinha alto custo e limitações que travavam o time no dia a dia. Três consequências começaram a aparecer:

• Cada manutenção realizada virava informação perdida, sem como recuperar depois;

• A área não conseguia escalar porque dependia de pessoas, arquivos paralelos e de uma ferramenta que não acompanhava o ritmo do negócio;

• O time vivia apagando incêndio operacional e não sobrava espaço para pensar de forma consultiva.

A decisão foi trazer o produto para dentro de casa. Isso significava redução de custo, autonomia para evoluir o produto no ritmo do negócio e a chance de finalmente resolver as dores que a solução externa nunca tinha resolvido.

Esse era o cenário quando o projeto começou. Mas entender o problema do ponto de vista do negócio não era suficiente. Eu precisava ouvir quem vivia ele todos os dias.

💬 O que a pesquisa revelou

Falei com síndicos e administradores em entrevistas separadas, porque suspeitava que tinham dores diferentes sobre o mesmo problema. Em paralelo, analisei os fluxos atuais e fiz benchmark de mercado.

A separação confirmou a suspeita. Apareceram dois padrões distintos:

Do lado dos síndicos, a leitura inicial era de que a plataforma funcionava bem. Diziam que era intuitiva e clara. Mas observando mais a fundo, ficou evidente que existia uma dificuldade real que elas não conseguiam nomear. O primeiro uso era doloroso, faltava onboarding, tutoriais e suporte para quem estava começando, e os pedidos por vídeos, FAQ e uma interface de inserção de dados mais clara apontavam para uma dor maior do que a verbalizada. Havia interesse real de adoção da plataforma em outros condomínios, desde que essas melhorias acontecessem.

Do lado dos administradores, a história era outra. Eles conheciam bem as ferramentas, mas o menu lateral estava sobrecarregado, sem hierarquia clara, com categorização confusa. Tinham informação demais e leitura de menos. A prioridade clara: reorganizar o menu por fluxo de trabalho e criar um dashboard centralizado com widgets, filtros rápidos e alertas visuais.

A pesquisa entregou diagnóstico, não solução. Síndicos e administradores conseguem apontar onde dói, mas as decisões sobre o que construir precisavam considerar contexto de operação, escala e custo que só apareceriam na imersão com stakeholders.

🗣️ Como conduzi a imersão

Foi a primeira vez que conduzi uma imersão híbrida, com parte do time presencial e parte remota. Isso exigiu adaptar dinâmicas, ritmo e ferramentas para que ninguém ficasse de fora da construção. Estruturei a sessão a partir do método de estressar o problema, com o objetivo de cruzar as descobertas da pesquisa com o conhecimento operacional dos stakeholders antes de desenhar qualquer solução.

Etapa 1 — Trazer o material para a mesa Apresentei ao grupo as entrevistas com síndicos e administradores, prints da plataforma antiga e o benchmark de mercado. O objetivo era nivelar o conhecimento e garantir que todos olhassem para o mesmo problema com o mesmo nível de profundidade.

Etapa 2 — Estressar o problema Conduzi dinâmicas para mapear onde exatamente cada dor acontecia no produto atual, em qual perfil, em qual fluxo e com qual frequência. Isso transformou um conjunto de queixas genéricas em um diagnóstico preciso de onde o produto falhava.

Etapa 3 — Co-criação e ideação Com o problema estressado e o diagnóstico claro, partimos para a geração de soluções. Foi nessa fase que o User Story Mapping travou e troquei pelo Crazy 8 em tempo real, recuperando o ritmo da sessão e gerando as contribuições que orientaram o desenho das telas.

👾 Como a IA mudou meu processo de verdade

Usei IA para encurtar o caminho entre pensar e testar.

Na imersão: síntese de padrões e agrupamento de insights em minutos, sem perder profundidade analítica.

Na ideação: variações de fluxo geradas a partir dos insights da co-criação, acelerando a exploração de caminhos que levariam dias para desenhar.

No design: usei o Figma Make para gerar as telas com velocidade, aplicando o Design System da empresa no refinamento. Isso garantiu consistência com o produto existente sem sacrificar o ritmo de exploração.

No delivery: documentação de decisões acessível para toda a squad, preservando o raciocínio por trás de cada escolha.

Em todas as etapas, a direção foi minha. Analisei a pesquisa, defini o que cada tela precisava resolver, escolhi a estrutura, a hierarquia e o comportamento esperado. A IA executou a partir dessas decisões, e eu refinei o resultado aplicando o Design System e ajustando o que não atendia ao critério. A IA acelerou o processo, não substituiu o raciocínio.

✍️ O que foi entregue

Cada funcionalidade foi desenhada para responder a uma dor específica mapeada na imersão.

Para o síndico

1. Visão geral das manutenções → enxerga em um só lugar tudo o que está pendente, em andamento e concluído no seu condomínio.

   

   Escolhi um dashboard com gráfico de barras e cards de status em vez de tabela porque a pesquisa mostrou que síndicos precisam de leitura rápida do panorama, não de busca por item. O gráfico antecipa a pergunta "como minha operação está?" antes do síndico precisar clicar em qualquer coisa.

   
   

2. Calendário para lançamento de evidências → registra cada manutenção realizada com data, descrição e comprovação, criando rastreabilidade completa.

   

   Optei por calendário visual em vez de lista cronológica porque o formato dá leitura imediata do mês inteiro, mostrando concentração de manutenções por período. Combinei cores e ícones para indicar status, garantindo que a leitura funcione também para quem tem dificuldade de distinguir cores. Isso reduz cliques e torna a operação visível em segundos.

   
   

3. Guia de manutenções recomendadas → orienta o síndico sobre quais manutenções precisam ser feitas e em qual periodicidade.

4. Acervo técnico → acesso centralizado a manuais, normas e documentação técnica do empreendimento.

5. Produtos e fornecedores → consulta direta a produtos e fornecedores homologados, sem precisar pesquisar fora do app.

6. FAQ e cursos → suporte ao primeiro uso e capacitação contínua, respondendo ao primeiro uso difícil que apareceu nas entrevistas com as síndicas.

Para o administrador

1. Visão geral das manutenções → acompanhamento da operação em escala, com leitura clara de tudo que está acontecendo nos condomínios sob sua gestão.

   

   
   

2. Calendário com possibilidade de contestação → permite revisar e contestar lançamentos feitos pelo síndico, garantindo qualidade do registro.

   

   Mantive a contestação dentro do calendário em vez de criar uma área separada para preservar o contexto. O administrador revisa onde a manutenção foi registrada, com todas as informações na frente, o que reduz erro de avaliação e mantém o fluxo natural de auditoria.

   
   

3. Gestão de produtos e fornecedores → cadastro e curadoria dos produtos e fornecedores disponibilizados ao síndico.

4. Acervo técnico → administração e atualização da documentação técnica disponibilizada aos condomínios.

5. Gestão do FAQ → adiciona e mantém perguntas e respostas, transformando dúvidas recorrentes em conteúdo de apoio.

Veja abaixo como ficou a experiência:

A primeira versão entregue não inclui notificações, funcionalidade que ficou para uma fase seguinte por restrição técnica e capacidade do time de desenvolvimento. A escolha foi priorizar registro e visualização, que resolvem o problema central de rastreabilidade, antes de avançar para comunicação ativa.

🤝 Do protótipo à produção

O produto substituiu uma solução externa cara e trouxe uma operação crítica para dentro de casa. As primeiras funcionalidades, incluindo a visão geral e o calendário, já estão em produção. O retorno qualitativo recebido pelos administradores em reunião com síndicos foi positivo, com relatos de facilidade de uso logo nos primeiros contatos com o produto. Esse projeto consolidou para mim uma forma de trabalhar que combina rigor de pesquisa, facilitação de stakeholders e uso de IA com critério em cada etapa do processo 💚

☕Quer saber mais? Entre em contato pelo juliaauxdesigner@gmail.com